Privatlivspolitik for Ballerup Atletik
Klub
24-05-2018
Ballerup Atletik Klubs dataansvar
Vi behandler
personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort
fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en
fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores
databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og
ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger,
der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi
sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontakt oplysninger på den dataansvarlige
Ballerup Atletik Klub er
dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i
overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:
Kontaktperson:
Ballerup Atletik Klub/v Jørgen Gotsch
Adresse:
Marbækvej 10. - 2750 Ballerup
CVR:
32591353
Telefonnr.:
51271126
Mail:
bak.formand@gmail.com
Website:
www.ballerup-ak.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende
personoplysninger[1]:
Medlems oplysninger:
Oplysninger
om ledere og trænere:
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi
oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
Offentlige
myndigheder, f.eks. nødvendige skatte oplysninger ved udbetaling af løn
Dansk Atletik Forbund, f.eks.
oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine
personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling
er særligt:
Formål
med behandling af medlems oplysninger:
Foreningens
medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
Som
led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning,
gennemførelse og opfølgning
Opfyldelse
af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
Levering
af varer og ydelser du har bestilt
Administration
af din relation til os
Formål
med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
Håndtering
af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
Overblik
over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
Opfyldelse
af lovkrav
Udbetaling
af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
Administration
af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine
medlems oplysninger på baggrund af interesse afvejningsreglen, vil denne behandling
udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
Udøvelse
af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger,
interne resultatlister m.v.
Håndtering
af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold
til generalforsamling
Opfyldelse
af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
Afholdelse
af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
Brug
af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet
eller situation i foreningen
Videregivelse
af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DAF samt til landsdelskontorer, i relevant
og nødvendigt omfang i forbindelse med idrætsaktivitet
Da
foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af
oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage
information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
Af
praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
Af
hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles
oplysninger om forældrene
Bevaring
af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores
behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag
end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde
er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er
beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit
samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid
trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter
personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering
af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger.
Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi
personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier),
kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med
idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og
resultater til relevante idrætsorganisationer.[2]
Der sker videregivelse af
oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer,
som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke
personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige
behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine
personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner
eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra
medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Ulønnede ledere og
trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra
ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
Lønnede ledere og
trænere:
Vi vil opbevare dine
personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse
med følgende kriterier:
Bogføringsbilag,
herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår,
som bilaget drejer sig om
Andre
relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav
gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog
oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så
længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige
rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om
dig:
Retten
til at blive oplyst om behandlingen af data
Retten
til indsigt i egne personoplysninger
Retten
til berigtigelse
Retten
til sletning
Retten
til begrænsning af behandling
Retten
til data ortabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
Retten
til indsigelse
Du kan gøre brug af dine
rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig
til os. Vores kontakt oplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender
dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger,
undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer
eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en
klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten
til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved
ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver
tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige
ændringer vil du modtage meddelelse herom.
[1] I skal her opliste de forskellige typer af
medlemsoplysninger, som I behandler i foreningen. Dernæst skal I lave en
tilsvarende liste for trænere og frivillige.
[2] Sker der ikke i foreningen
den omtalte videregivelse, skal punktet udgå.